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Manistal Coworking : organiser un événement : Le rôle de l’organisateur

Manistal Coworking Bruxelles - rôle de l'organisateur - événements

Photo by Emma Matthews Digital Content Production on Unsplash

Tu souhaites organiser un événement mais tu ne sais pas comment t’y prendre? Quels sont les étapes à suivre? Comment être sûr de ne rien oublier? Dès maintenant, apprends comment se déroule l’organisation d’un événement! Découvre à travers cette série d’articles comment réaliser un événement sans rien oublier! Le premier article vous dévoile le rôle de l’organisateur.

Le rôle de l’organisateur

L’organisateur est souvent comparé à un chef d’orchestre parce qu’il coordonne l’ensemble des prestataires.

Missions

Comme dis précédemment, l’organisateur c’est un peu comme un chef d’orchestre. Il devra diriger ses équipes, déterminer les tâches à réaliser mais aussi assurer un tas de choses.

L’organisateur c’est aussi celui qui va donner vie à un projet, à un événement, une festivité. Il va d’ailleurs en définir le fil conducteur tout au long du processus. Il sera évidemment important de budgétiser l’événement et veiller à son suivi pour ne pas tomber à court. Pour cela, l’organisateur devra assurer l’ensemble de la logistique, ainsi que la rémunération des différents fournisseurs après avoir analyser les multiples offres reçues. Sans oublier qu’il est important d’assurer les biens qui seront sur place mais aussi les personnes sur place, ce pourquoi il est vivement conseiller de contracter une assurance RC Organisateur.

Qu’est-ce que reprend l’Assurance RC Organisateur?

L’assurance responsabilité civile en tant qu’organisateur permet de protéger l’organisation ou l’association et ses collaborateurs (rémunérés ou non) des dommages corporels et matériels causés à des tiers. Bien évidemment, cette assurance n’est valable que sur le lieu de l’événement. Elle prend court pendant le montage et démontage du matériel mais aussi durant tout l’événement.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter votre assureur qui vous renseignera plus en détails des particularités.

Compétence

Nul ne peut prétendre être un organisateur d’événement, sans avoir les compétences requises, bien évidemment. L’organisateur le plus optimal, devra avoir une expertise maximale sur le terrain, il est important de savoir réfléchir et conseiller même sous la pression ou le stress. s’il y a bien une compétence à ne pas négliger c’est bien celle de pouvoir diriger une équipe, et surtout avoir le sens des responsabilités, parce que le moindre problème, vous en serez tenu responsable. Il est conseillé de connaître au moins 3 langues dans le milieu de l’événementiel, tout simplement pour s’assurer qu’il n’y aura pas de problème avec les fournisseurs, les livreurs ou même avec la clientèle.

Savoir-être

En terme de savoir-être, c’est un ensemble de qualités qui reflètent votre comportement. Pour être un bon organisateur, il sera essentiel d’adopter une vigilance sur une longue durée afin de s’assurer que tout se déroule pour le mieux et sans le moindre problème. Mais pour se faire comprendre il sera important de s’exprimer avec précision et de manière assertive. Le respect des consignes, que ce soit vous, qui devez suivre votre carnet de bord ou faire respecter vos consignes auprès de vos collaborateurs. L’organisateur devra s’adapter à toutes les situations mais aussi être disponible et accessible en cas de nécessité. L’empathie sera la plus belle qualité qu’un organisateur d’événement peux avoir. Le plus important, sera bien évidemment savoir gérer ses émotions et son stress mais aussi pour gérer celles de ses collaborateurs.

Bonus : favoriser le développement durable lors de vos événements (transports, déchets, recyclage, etc)

Vous savez maintenant tout sur le rôle de l’organisateur lors de la réalisation d’un événement! N’hésitez pas à consulter notre blog pour découvrir quels sont le différents types d’événements en fonction du public cible!


 

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